Welche Aufgaben übernimmt eine Projektsteuerung?

Organisations-, Informations- und Entscheidungs-Management:

Ein Bauprojekt erfordert laufend die Koordinierung und Steuerung der Projektbeteiligten mit unzähligen Teilaufgaben.
Essentiell für den effizienten Ablauf eines Bauprojektes ist die Schaffung der notwendigen und geeigneten Organisations-, Informations- und Entscheidungsstrukturen.

„Weniger ist mehr“ ist dabei die grundsätzliche Devise, um sicherzustellen, dass die Vorgaben auch „gelebt“ werden. Gleichzeitig müssen alle notwendigen Vorgaben getroffen werden – nur dadurch wird ein geordneter Projektablauf gewährleistet. Da Änderungen bei Bauprojekten unumgänglich sind, ist der geregelte Umgang damit wichtig.  

Qualitätsmanagement:

Mit dem Auftraggeber werden die Projektziele definiert. Die räumlichen und funktionalen Bedarfsanforderungen werden üblicherweise in einem Raum- und Funktionsprogramm zusammengefasst. Dieses ist Grundlage für die Planung, die im weiteren Projektverlauf schrittweise bis zur Ausführungsreife konkretisiert wird.

In jeder Projektphase erfolgt die Überprüfung der Planungsinhalte und Qualitätsfestlegungen auf Übereinstimmung mit dem Projektbudget und den definierten Projektzielen, indem möglichst detaillierte Kostenermittlungen erstellt werden.

Ab Freigabe des Entwurfs werden sämtliche Projektänderungen im Änderungsmanagement erfasst. Dadurch wird sichergestellt, dass Bauherrenentscheidungen in Kenntnis der Konsequenzen auf Kosten und Termine getroffen werden.

Im Risikomanagement werden vorsorglich mögliche Projekt-Risiken evaluiert und beobachtet.

Kostenmanagement:

Auf Basis der festgelegten Projektziele  wird mit dem Auftraggeber das Kostenziel erarbeitet.

In jeder Projektphase werden die Kostenermittlungen sukzessive verfeinert und geschärft, sodass die Kostensicherheit laufend gesteigert wird. Da die Beeinflussbarkeit der Kosten anfangs am höchsten ist, sind präzise Kostenermittlungen entscheidend für eine frühzeitige Kostensicherheit.

Ziel des Kostenmanagements in der Ausführungsphase ist die Einhaltung des vorgegebenen Budgets durch eine laufende Kostenkontrolle mit Abweichungsanalysen. So können frühzeitig geeignete Steuerungsmaßnahmen zur Einhaltung des Projektbudgets eingeleitet werden.

Terminmanagement:

Bereits vor Planungsbeginn werden sämtliche relevante Meilensteine vom Projektbeginn bis zur Fertigstellung in einem Rahmenterminplan definiert. Dieser wird in den jeweiligen Projektphasen laufend fortgeschrieben, präzisiert und auf Einhaltung der Terminziele überprüft.

Entscheidend für die Termineinhaltung ist, dass die relevanten Schnittstellen und Abhängigkeiten richtig erfasst werden.

Vertragsmanagement:

Ein wesentliches Fundament eines erfolgreichen Projektes sind gute Verträge – sowohl für Planer als auch für die Ausführende.

Das Vergabeverfahren für Planungsleistungen verläuft meist wettbewerbsähnich. Sinnvoll ist es, bereits in dieser Phase das Leistungsbild und das Vertragskonzept für den Auftragsfall und für die Ermittlung des Preisangebotes vorzugeben.

Der Ausarbeitung der Vertragsgrundlagen für die Ausführung kommt bei öffentlichen Auftraggebern eine besondere Bedeutung zu, da ein wesentlicher Teil der Bauleistungen lt. BVergG vergeben werden muss und keine „Nachverhandlungen“ und kaum „Nachbesserungen“ im Vergabeverfahren möglich sind.

Die Ausschreibungsunterlagen, die gleichzeitig auch die Vertragsgrundlagen sind, sind daher so zu erstellen, dass die Leistungsbeschreibungen für die Ausführung klar, eindeutig und vollständig geregelt sind und durch entsprechend detaillierte Ausführungs- und Detailplanungsunterlagen untermauert sind. Schnittstellenbeschreibungen, Terminpläne und Vertragsbestimmungen vervollständigen die Vertragsunterlagen.